大家是怎么用 Gmail 来提高自己的效率的？

[FRHong]

看到 /t/36094 这一帖 11 楼 @9hills 回复里的截图，觉得非常 neat & organised.

截图：
https://lh4.googleusercontent.com/-zprmiJ7LR2I/T5Z-5No1UrI/AAAAAAAADjg/NgVvAXEsqmg/s0/Screenshot-20120424-145016.png

想请教一下V2EX的其他朋友，如果你是Gmail重度用户的话，是怎么用 Gmail 提高自己的效率的呢？

就个人来说，我用Gmail完成一下功能
1. 作为集中邮箱。登录我的Gmail，可以从那里发送和接受 hotmail, QQ 等邮件
2. 结合 wfttt.com 拿来发twitter
3. TO-LIST

接下来通过Filter可能拿来当作 reader 用。

[9hills]

一. 清空Inbox，所有邮件看过后移出inbox。一般邮件只需要存档就好，属于某个project的邮件则打上标签，然后存档。最后待办的邮件如果当日需要完成，则留在inbox中，以后才要完成的，打上tomorrow标签，移出收件箱

二. 为每个Project列一个标签，完成后放入ArchiveLable标签组中。一切都是标签。。

三. 做几个特殊的filter，过滤 [email protected] [email protected] [email protected]
然后放入SAVE标签和TODO标签。。。利用gmail +号的特性，随时通过邮件收集信息

四、标签顺序因为是自动字母排列，所以用00- 01- 打上序号比较整齐

五. 如何配置出和我那张图一样的效果：
1. Setting-Theme-High Contrast 高对比度主题
2. https://chrome.google.com/webstore/detail/dheionainndbbpoacpnopgmnihkcmnkl
基本可以全选。。如果用聊天的话可以留下聊天，用Rapportive的话留下People Widget
3. Lab里面能选就选。。多栏效果是右侧上方那个好多横线的按钮，但是貌似要开lab里面的某项。。我忘了哪个了。不过现在我不用多栏了，小屏幕用起来不是很舒服
4. 右上角settings按钮-compact 密集型排列。。。也是小屏幕专用

[Elfe]

工作原因，一直用outlook。最近刚开始用Mac上的Mail。其实大同小异，桌面的也好网页版的也好，邮箱都能被用作时间／效率管理工具。

首要的一点是：用，且只用一个效率管理工具。有太多方法可以帮我们记下我们要做的事和做事时需要的信息，我曾使用小本子手写todolist,同时outlook中收到邮件需要take action的就加个小旗子进入任务列表，onenote用来记信息⋯⋯工具用得一多，脑子就不够用了，结果还得再多用一个N次贴把重要事情贴在显示器上提醒自己。
某次我老板和我分享了他的方法，很高效：只用邮箱的inbox，for everything! 因为工作中必定有大量邮件，无论如何都会用到inbox，所以，就把它用到极致吧。

通常未发出去的邮件会被保存在草稿箱里，outlook有一个功能：可以指定保存地点。于是设置为inbox，以后凡是想起什么，就写封只有标题和内容、没有收发件人的信，自动保存在inbox里。这样，inbox 就取代了别处的笔记。
Mac的Mail有备忘录，也能保存在inbox里，一样效果。

outlook允许定义规则让不同的邮件在标题列表中显示得不一样。比如：所有没有收发件人的信（也就是我的备忘）标记为红色粗体字；所有来自XXX feature team的邮件标记为蓝色，所有其他的to me的为橙色，所有cc me的为绿色etc. 不少人是设置类似规则将邮件放入不同文件夹。相比之下，我觉得这种标记不同字体颜色的方法更简单：你不用一个个的去看文件夹，只要待在inbox里就好。通常我只会对那些无关痛痒的讨论组邮件、build machine的自动邮件设置移文件夹的规则。
Mac Mail也有同样功能。

通常，保证inbox中不超过15封邮件。这是你近期需要关注的任务。
平时邮箱在offline mode，每隔几个小时收发一次，以免频繁的被新邮件打搅。
对邮件进行如下处理：
＊没有用的立刻删掉
＊需要回复的，回复后，如没用了，立刻删掉
＊若回复了还需要继续track的，只保留最新的（也就是刚回复的）邮件，删掉之前的 mail thread。记得将自己包含在收件人中，这样就不用到已发邮件中去找信了。
＊删老的mail thread时可能需要merge，尤其要注意不忘了老邮件中的附件。也要及时的把讲同一件事的几个mail thread合并成一封新邮件。
＊对于不需要继续track，但依旧有价值的邮件，archive到相应文件夹中。
＊有些邮件不能马上就回，但当天要采取行动的，留在inbox中，添一面小旗子，或者可以加彩色标签。outlook/Mac Mail/Gmail都有这功能。

这样，处理过邮件（和自己的备忘）后，inbox中只留下需要采取行动或者需要track的事项，其中当天需要采取行动的有小旗子醒目标识。然后就根据这个任务列表工作吧，完成一项就摘掉一面旗子，可以的话就archive起来。

差不多就是这些，很简单，却很有效，关键在于这样做你就只有一个 inbox 需要关注了。

[lackrp]

邮件从来都不能提高效率，除非你的工作就是收发邮件。想提高效率，就要远离邮件，尽量减少每天中查收邮件的次数。

相比而言，我觉得Calendar更适合提高效率，如果你能把自己的Calendar填满，就意味着每一分钟你都知道自己该做什么，这样效率才最高。

[Elfe]

@lackrp 对的，提高效率的很重要一条，就是把outlook/Mail/... 设置成脱机状态，只在早晨、中午、晚上收发、处理一下邮件。
处理完后，inbox里剩下的就是你的任务列表了。而它又包含所有的context，比单纯的一个任务标题要好很多。双栏／三栏的邮件阅读界面阅读起来也很流畅。
之所以采用inbox,而不是别的记事软件，是因为在工作中／尤其是和外地的external team有紧密联系的工作中，无论如何都摆脱不了邮件。如果是两三人坐在一起的小团队，那直接说话就好了，完全不用邮件，更高效。
通常calendar只用来安排会议，以及标记每周的运动、阅读、私人免打扰时间。

[lackrp]

@Elfe 谢谢 ：）在邮件的处理上，我们几乎一致，嘿嘿

我有三个重要的calendar，
一个如你所说，share给同事，用于安排会议
一个安排私人事件，如朋友聚会等
还有一个纯粹安排自己的工作，从早到晚，每半小时或者一小时，给自己安排好要做的事情
这样的好处是，一方面非常清楚自己什么时间应该做什么，不会茫然；另一方面，每个时间单元都不长，可以给自己一些紧迫感；另外，可以帮助自己逐步认清自己的工作效率，估算什么样的事情需要多少时间完成。

[hELLoELL]

处理完的邮件都存档，inbox 只存没有完成的邮件
我喜欢web 端，至少还能把inbox分两块。

大多数邮件都过滤掉，（email newsletter 做得太差的公司，一律过滤存档）

不过看了上面的截图后，有必要 学着弄一个 to do. Doing. Later 的tag

@sunshineg 乃趕緊來學習學習，給你佈置的任務呢！

[Just1n]

@9hills
我这边安装了Gmelius扩展，并且勾选了Ads和People Widget之后，然后再把gmail的三栏样式功能打开，有的邮件再点击之后并不会在右侧那一栏显示（一片空白），这时候如果再把中间那一栏的邮件列表用鼠标滚轮上下滚动下，右侧的邮件才会显示出来。

但如果我不勾选People Widget这一选项，所有邮件都显示正常。不知道你有没有遇到这个问题。

我已经向该扩展的作者反应了这个问题。

[9hills]

@Just1n 以前好像有这种现象，右侧邮件出来的有点慢。

不过现在不用多栏了，因为屏幕太少，而且Rapportive很好用，可以查看某个人的Recent mail。弥补了gmail的不足

[FRHong]

@9hills 谢谢！

弱弱地问一句， 这几句 filter 是怎么样？在地址栏里面直接输入？

yourname+save@href="/member/gmail">gmail.com

[xings]

@FRHong 其实是这样的

例如你注册的邮箱是[email protected]，其实一但你注册了这个邮箱地址后后，任何ABCDEF+*@gmail.com的邮箱地址都将指向你的GMAIL（*为任意字母）。

所以当你在一个BBS注册填写邮箱时，你可以填写[email protected]，当这个BBS在通过EMAIL发给你任何通知的时候，发给[email protected]的邮件都会出现在你[email protected]的收件箱里。如果你在很多个BBS都是用[email protected]注册的，你就可以通过建立一个收件人为[email protected]的过滤器来过滤来自BBS的邮件。

这样可以避免你重复的建立类似的过滤器，便于管理。

还有一些小技巧。例如你的邮箱地址是[email protected], 别人输入[email protected]也同样会指向你的邮箱。

[flied]

我其实很好奇的是另外一件事，你们都不用公司邮箱的吗？个人邮箱怎么都这么忙碌呢。

[FRHong]

@xings 神！！！！！！！！感谢已经发了。
@flied 同时上。个人邮箱处理公司的事情，公司以外的事情都是个人邮箱。

[FRHong]

@xings 不过…… @href="/member/gmail">gmail.com 这个部分怎么理解？谢谢。

[xings]

@FRHong = =|| 那是个什么书写错误吧。
@9hills 的意思是
过滤 [email protected]
[email protected]
[email protected]

[xings]

@FRHong
晕死，不能直接输入邮箱地址。会出现href="/member/gmail">，请直接忽略掉文章中的href="/member/gmail">部分。

@livid 你解决下吧。

[Livid]

@xings 收到，现在马上解决。

[POPOEVER]

从来不整理的路过，主要靠 Label 自动分拣和搜索，这两样才是 Gmail 对我而言最实际有效的功能，其他也就摆个样子，我更注重怎么解决那些邮件带来的问题和工作

[Livid]

@xings
@FRHong 这个正则表达式问题现在已经解决。

[FRHong]

@Livid 谢谢。想不到还能帮V2debug
@xings 谢谢你的详细解释。

@9hills
看到你用下面五个标签（状态）来标记你的 GTD
0. Doing
1. Todo
2. Later
3. Drop
4. Done

如果理解争取的话，是不是
Doing - 正在进行的项目
Todo - 接下来要开始着手的项目
Later - 不能忽略，但时间性不重要的项目
Drop - 可以忽略的东西
Done - 已经完成的项目

所有进入 inbox 的邮件都要标记上以上标签呢？

[16love]

......无语

说实话，我不知道GMail重度用户是个什么概念，邮件重度用户还差不多。

如果你不忙，这些“效率”云云就是让你瞎忙。如果你真忙，你不会问“效率”这个幼稚的词，你只会想着早点放假摆脱这些fucking trash.

[9hills]

@FRHong 也不是。。。一般的那种通知类的就直接存档了，只有和工作相关且还没有进行处理的才需要标记。

Doing：现在正在做的项目，但不是今天可以完成的，当日可完成的在Inbox中
Todo：接下来要做的事情
Later：一般用于现在没时间或者不打算处理的事情，留待以后哪天再做，一般不重要。一般是各种设想和杂事

Drop：后来去掉了，直接删除邮件。
Done：去掉了，用Gmail自己的存档就可以。反正各个项目有自己的项目标签，不怕找不到，何况还有搜索。

[9hills]

@FRHong 或者可以用电脑玩物的
Today Tomorrow Working Review Plan 这种标签分类（Gmail应该不需要Today标签，用Inbox替代）

反正GTD只是种工具，对我的帮助就是把头脑清空，把该做的事情统统扔给程序保存。自己只需要在开始工作的时候查看还有什么事情要做就行了。。

GTD可以避免以下两种比较痛苦的情况：
1. 忘了做某件很重要的事
2. 脑子里老是想着什么什么时候有事情，搞得心神不宁。

[FRHong]

@9hills 谢谢你的分享。非常受用。