如何解决会议室预订的博弈问题

[gkiwi]

自己公司遇到的问题，拿来聊聊。

在有限的会议室里面（其实无法评估供给是否真的足够，可能合理搭配是足够的，可能不足够。目前按我自己的经验，已经是勉强够使用的）

最初公司会议室系统可以预订很长一段时间（比如两三周后的），大家似乎都不紧张会议室。

但是随着会议越来越多，会议室管理的团队可以制定规范了。

比如有些会议室只能当天预订，有些可以提前预订，有些需要发邮件，有些在 8 点开始可以预订，有些在 10 点开始预订，有些能定一个小时，有些能定半小时会议室。

我发现规则越多，大家的会议室紧缺感越强烈。

排除写脚本抢会议室这种操作，单从管理、建议、规范之类的，大家有什么好的建议么？

[lights]

不负责任的瞎建议：
- 计算出一个 `会议室数量 = f(公司人数)` 的函数，然后加会议室
- 大会议室（ 10 人）数量少要预定，小会议室（ 4 人）数量给够，但不需要预定
- 甚至可以去楼下喝咖啡开会呀，不一定要在公司里面开会

[kop1989]

以下针对你的既定需求（“比如有些会议室只能当天预订，有些可以提前预订，有些需要发邮件，有些在 8 点开始可以预订，有些在 10 点开始预订，有些能定一个小时，有些能定半小时会议室”）提的意见：

1 、统一口径。即统一在一个地方操作预约。如果会议室有等级区别，可以搞分别审批。“有些需要发邮件”这是个什么申请条件？都会议室管理系统了，发邮件做什么？

2 、统一预订间隔。尽量不搞“有些当天预订、有些提前预订”。如果想达到类似效果可以加大部分会议室无故取消预订的惩罚力度，来杜绝无责“占坑”。

3 、统一会议室时间。比如“半小时”为一节，那么就抽象为了“有的会议室可定一节，有的会议室可定两节”。这样就可以方便管理。

[gkiwi]

@lights
有各种大小的会议室，因为现状大家存在紧缺感，导致看到能定的，不按实际需求，能定就定。。

[westoy]

配额 + 竞标 /抽签

[lights]

@gkiwi #3
我的意思是，大会议室资源少，就限制要预定、预约才能使用，可以做一些简单的要求，比如基于人数（小会议室毕竟装不下那么多人嘛）

小会议室资源多，就是纯抢占式的，来了就能用，没有人在里面的就能用，不存在预约和抢占式预约一说，但前提是数量要给够

[lights]

@gkiwi #3 有紧缺感还是会议室不够用呗，导致能定就定的恶行预定，本质还是会议室不够
假定会议室有一百间，能人手一个，谁还搞这个啊

[gkiwi]

@kop1989 #2

1. 有统一的预订平台。发邮件的比如视频会议室 /培训会议室，这些需要邮件申请增大难度。。
2. 定了取消无惩罚措施，但是定了不签到 /不去（有红外监控），会有惩罚措施
3. 之前都是一个小时作为基础单位的，现在部分会议室开始执行半小时了

[11ssss]

这样看来，我上一家公司 500+人，共用貌似十三间会议室的使用方式没有出现过让人焦虑的问题。讲一下我们使用规则吧
1.完全的手工作坊式预定会议室，每间会议室有自己的名字《星球大战》,etc. 门上有一张表格是本周的会议室预定单
2.每个团队需要使用时，提前填写对应的日期 /时间格及使用团队名。
3.大家都会自觉遵守一个预定潜规则：不允许一下订一天或者几天的霸占会议室。（个人觉得除了接待，一般超过两个小时的会议多半会开始胡扯）
4.取消会议及时划掉记录。
5.也有经常会有其他团队过来调换会议室的问题，时间地点都有可能。

[gkiwi]

@lights #5 肯定给不够，不做约定的结果就是会有人一天都待在里面。目前发现有人定了单个会议室做自己一个人在里面做好久。。

[gkiwi]

@lights #6 要是无限会议室我还讨论啥。。

[Madkill]

5 分钟没人，系统自动释放

[lights]

@gkiwi #9
在会议室里坐好久除开是那种有需要与别人远程语音、视频会议需要有个环境外，其他的情况不是会议室的问题啊，是公司本身的问题，不要抓着会议室不放啊😂

[gkiwi]

@11ssss #8 我们这边会议室大都不是按团队使用（除了周会啥的），一般按 topic，经常会出现跨团队的情况，然后就是 topic owner 提前定会议室

[gkiwi]

@Madkill #11 目前有这个规范（ 15 分钟）。但是问题是，我要 7 点开会，开会人数十几人，我也不可能干等 15 分钟，来等待一个未知数。

[gkiwi]

@lights #12 我也很奇怪，因为同样的大楼，其他几个楼会议室看起来都不太紧张，导致我们偶尔会跑去其他楼开会，这就很麻烦了。

[11ssss]

@gkiwi 我们也是公共的，感觉你们主要问题是霸占会议室啊。还是人的原因，我们走敏捷，拉会算比较多了，但是都完全够用

[gkiwi]

@11ssss #16 是的，主要是慢慢搞稀缺了，现在大家节奏上来了，整天都在抢会议室

[juded]

我司规则很简单，先到先得，同时会议室费用定的奇高，成本会 charge 到各个项目 /部门里，年终绩效挂钩。大家预定时时间会很谨慎，不用时取消也很及时。

[wq2016]

企业微信，会议室预约，+审批流程。需要的私我，fix1992

[BeautifulSoap]

使用会议室大部分时间是为了特定项目，然后现在会议室是 lz 公司的稀缺资源，既然是稀缺资源必定需要用机制进行分配（你看任何问题都能归结到分配问题上）


结局方法之一：

因为使用会议室基本上都是为了对应项目而开会，那么解决办法也很简单：

那么结局会议室不无偿提供使用，想要使用会议室，就需要根据使用的时间，使用对应项目的预算来支付会议室的使用费

所谓你项目总是占用会议室，那就多付出点成本。对公司来说这钱只是在内部流转总量不变。但是对项目来说过度使用会议室会导致项目预算变少

[datocp]

钉钉也有会议室，没什么复杂讲究先来后到具体的哪天哪个时段。。。还要怎么规定。。。
连会议室都要抢。。。

[shareSK]

会议室嘛，直接进后台预定管理系统，把某个会议室给强制下线呗。转成部门会议室就完事。

[lloovve]

会议券，或者会议点，积分，可以兑换时长，可以交易

[genesislive]

按时收费

[gkiwi]

积分 /钱 确实是个思路，这样应该能避免无效会议室使用。

不过我也在想一个问题，类似圣人模式，大家都克制自己的需求，只在必要的时候使用。